Een definitieve factuur verandert niet meer. Klopt er iets niet, dan maakt u een creditnota: een eigen document met negatieve bedragen en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Zo werkt het
- Open de definitieve factuur en klik Crediteren.
- Kies de reden: dubbel gefactureerd, opgezegd, korting, fout op de factuur of anders (dan met een korte toelichting). De reden staat op de creditnota en in de exporten, zodat u en de accountant later zien waarom er is gecrediteerd.
- Kies Volledig crediteren, of kies Gedeeltelijk de regels en aantallen die u wilt crediteren.
- Er ontstaat een concept-creditnota. Controleer hem; u kunt nog regels toevoegen en de reden wijzigen. Een ingevoerde regel wordt op een creditnota vanzelf negatief.
- Maak de creditnota definitief. Hij krijgt het volgende nummer uit dezelfde reeks als uw facturen.
U kunt nooit meer crediteren dan er op de factuur stond, per regel en per btw-tarief. Alleen definitieve creditnota's tellen mee bij wat er nog te crediteren is.
Verrekenen en tegoed
Staat de oorspronkelijke factuur nog open, dan wordt de creditnota er bij definitief maken mee verrekend. Blijft er een bedrag over, dan is dat een tegoed voor de klant: dat betaalt u terug of verrekent u later. Een creditnota vervalt niet.
Facturen uit het archief
Ook een factuur uit het archief (overgenomen uit een vorig pakket) kunt u crediteren. Regels met een onbekend btw-tarief worden dan overgeslagen; voeg die zelf toe als vrije regel met het juiste tarief.
Verzenden gaat net als bij een factuur, met Verzenden op de creditnota.