Voor vaste bedragen die steeds terugkomen, zoals hosting of onderhoud, maakt u een abonnement. De app maakt dan op tijd een concept; u houdt zelf de controle.
Abonnement maken
Ga naar Terugkerend en klik Nieuw abonnement (of op de klantkaart bij Abonnementen). Kies klant, omschrijving (intern), ritme (maandelijks, per kwartaal, per half jaar of jaarlijks), de volgende factuurdatum en eventueel een einddatum en referentie. Voeg daarna de regels toe, net als op een factuur. Zonder regels maakt de run geen concept.
Met Periode op de factuur zetten komt er bijvoorbeeld "Periode 1-12-2026 t/m 30-11-2027" op de factuur.
De dagelijkse run
Elke ochtend maakt de app concepten van de abonnementen die aan de beurt zijn. Daarna schuift de volgende datum één periode door. Met Run nu uitvoeren doet u hetzelfde direct. Er wordt nooit vanzelf iets definitief of verstuurd. Voor dezelfde periode ontstaat nooit een tweede concept, ook niet als u een concept weggooit.
Bovenaan ziet u wat deze maand aan de beurt is.
Nalopen en definitief maken
Onder Gemaakte concepten staan de concepten uit de runs. Open ze om ze na te lopen. Vink daarna de concepten aan die kloppen, bevestig dat u ze hebt nagelopen en maak ze in één keer definitief. Ze krijgen dan een nummer en veranderen niet meer.
Verzenden
Onder Definitief, nog niet verzonden kiest u de facturen die de deur uit mogen en klikt u Verzenden, met het vinkje dat de e-mails echt naar de klanten mogen. Al verzonden facturen worden overgeslagen.
Pauzeren, stoppen en prijzen
- Zet een abonnement op gepauzeerd of beëindigd bij Status. Bij hervatten kiest u zo nodig een nieuwe volgende datum.
- Een einddatum betekent: daarna begint er geen nieuwe periode.
- Met Prijs aanpassen met % verhoogt (of verlaagt, met een min) u de prijzen van één of meer abonnementen, afgerond op centen. U ziet eerst een voorbeeld. Al gemaakte concepten veranderen niet mee.
Elke wijziging staat bij het abonnement onder Wijzigingen. Een abonnement met de markering "controleren" vraagt uw aandacht; haal de markering weg als het klopt.
Prijsindexatie met ingangsdatum
Zo past u de prijzen van abonnementen aan, bijvoorbeeld een jaarlijkse indexatie:
- Selecteer de abonnementen (of kies alle actieve), vul zelf het percentage in en eventueel een reden, en klik Voorbeeld. Er is geen standaardpercentage.
- In het voorbeeld ziet u per abonnement de oude en de nieuwe prijs. Vink uit wat niet mee moet.
- Kies de ingangsdatum. Vandaag of eerder: de prijzen veranderen meteen. Een latere datum: de aanpassing staat gepland en gaat op die dag in, vóór de concepten van die dag worden gemaakt.
- Vink aan dat de nieuwe prijzen kloppen en klik Bevestigen.
Geplande aanpassingen staan bovenaan Terugkerend; daar kunt u ze nog intrekken. Is de prijs van een abonnement tussen het voorbeeld en de ingangsdatum met de hand gewijzigd, dan slaat de app dat abonnement over, zodat er nooit dubbel wordt verhoogd.
Aankondigen bij uw klanten
Heeft de eigenaar in Instellingen, Klantcontact de aankondiging aangezet, dan kunt u in het voorbeeld aanvinken dat er per klant een aankondiging klaar moet staan. Die komt als concept in de Outbox, met per abonnement de oude en nieuwe prijs. U leest hem na, past hem zo nodig aan en verstuurt hem zelf. Klanten met Engels als taal krijgen een Engelse tekst.