Elk bericht dat de app voor een factuur of creditnota maakt, staat in de Outbox: aan wie, wanneer, door wie, de tekst en een kopie van de bijlagen. Berichten in de outbox veranderen niet en worden 7 jaar bewaard.
Verzendroute
Bovenaan de outbox staat de verzendroute van uw administratie:
- Droge modus: het bericht met bijlagen komt in de outbox, maar verlaat de server niet. Zo kunt u alles proberen zonder dat er iets naar klanten gaat. Verstuur de pdf dan zelf.
- Echt verzenden: de e-mail gaat naar de klant, met een kopie (bcc) naar uw eigen adres. Antwoorden van klanten komen binnen op het antwoordadres uit Instellingen.
De echte verzendroute en het afzenderadres stelt Stannet per administratie in. Naam afzender en antwoordadres wijzigt de eigenaar zelf bij Instellingen, Verzenden.
Statussen
- Klaargezet: het bericht staat klaar.
- Verzonden: de verzenddienst heeft het aangenomen.
- Mislukt: met de reden erbij. Verstuur opnieuw als de oorzaak is opgelost. Een definitieve factuur gaat naar het e-mailadres dat de klant had bij het definitief maken; klopt dat niet, download dan de pdf en stuur hem zelf.
- Onzeker: de verzenddienst gaf geen antwoord. Mogelijk is het bericht toch aangekomen. Opnieuw verzenden is dan 24 uur geblokkeerd; vraag het eerst na bij de klant.
- Een melding als onbestelbaar of als spam gemeld verschijnt bij het bericht.
Herinneringen
Een betalingsherinnering kan als concept in de outbox worden klaargezet, bijvoorbeeld door VRAAG. Bovenaan de outbox staat hij dan onder Klaargezette herinneringen, met status klaargezet. Er gaat niets vanzelf weg: u leest de tekst na, past hem zo nodig aan en klikt zelf op Verzenden, of u gooit het concept weg. De factuur gaat als bijlage mee.