Met een offerte doet u een klant een voorstel. De klant geeft online akkoord in het klantportaal, en daarna maakt u er met één klik een factuur of een abonnement van.
Aanzetten
Offertes staan standaard uit. De eigenaar zet ze aan in Instellingen, Klantcontact, blok Offertes. Daar stelt u ook in hoe lang een offerte geldig is (standaard 30 dagen) en het voorvoegsel van het nummer. Daarna staat Offertes in het menu.
Een offerte maken
- Klik in Offertes op Offerte maken en kies de klant.
- Voeg regels toe, met een product of als vrije regel, net als op een factuur. Btw verlegd werkt hetzelfde.
- Bekijk de voorbeeld-pdf en de mail die de klant krijgt.
- Vink aan dat de offerte klopt en klik Versturen. De offerte krijgt dan een eigen nummer (bijvoorbeeld OF2026-0001), een datum en een geldigheid, en verandert niet meer. De pdf gaat als bijlage mee.
Een offerte is geen factuur: hij krijgt geen nummer uit uw factuurreeks en telt niet mee voor de btw.
Akkoord van de klant
De klant ziet de offerte in het klantportaal en klikt Akkoord geven, met zijn naam. De app legt vast wie, wanneer en met welke login akkoord gaf. Op Overzicht ziet u daarna "geaccepteerd en nog niet omgezet". Kreeg u het akkoord per mail of telefoon, leg het dan zelf vast met Akkoord vastleggen.
Een offerte die over de geldigheid is, staat als Verlopen en kan niet meer worden geaccepteerd. Maak dan een nieuwe.
Omzetten
- Naar factuur maakt een conceptfactuur met dezelfde regels, met het offertenummer als referentie. Die maakt u zelf definitief.
- Naar abonnement maakt een abonnement met dezelfde regels als prijs per periode. U kiest het ritme en de eerste periode.
Een offerte wordt maar één keer omgezet.