Een administratie is één bedrijf met eigen klanten, facturen en instellingen. Werkt u voor meer bedrijven, dan wisselt u linksboven bij Administratie.
Stap voor stap: Aan de slag
Bij een nieuwe administratie staat op Overzicht de kaart Aan de slag. Die leidt u langs de stappen: uw bedrijf, betalen, nummering, logo en kleur, de eerste klant en de eerste factuur. Een stap die klaar is, krijgt een vinkje. Zodra alle verplichte stappen klaar zijn, verdwijnt de kaart vanzelf. U kunt hem ook verbergen; u vindt hem terug via Instellingen, Stap voor stap instellen.
Proefaccount
Werkt u met een proefaccount (trial), dan ziet u bovenaan hoeveel dagen u nog heeft. In de proefperiode kunt u 5 vragen aan VRAAG stellen en 5 documenten versturen. Op elke factuur uit de proefperiode staat TRIAL. Na afloop kunt u alles nog bekijken en exporteren, maar niets meer wijzigen of versturen. Wilt u verder, neem dan contact op met Stannet: uw gegevens blijven dan gewoon staan.
Nog geen proefaccount? Vraag er een aan bij Stannet. U logt daarna in op het e-mailadres dat u bij de aanvraag opgaf.
1. Bedrijfsgegevens invullen
Ga naar Instellingen en vul bij Bedrijf alles in. Naam, adres, postcode, plaats, KvK-nummer, btw-id, IBAN en e-mailadres zijn nodig: zonder deze gegevens kan geen factuur definitief worden. Zet bij Factuur de standaard betaaltermijn en eventueel een voettekst, bijvoorbeeld een verwijzing naar uw algemene voorwaarden.
Alleen een eigenaar kan instellingen wijzigen.
2. Huisstijl en logo
Bij Instellingen, Huisstijl kiest u een kant-en-klare stijl en past u daarna merkkleur, accentkleur, letter, hoeken en licht of donker aan. Het voorbeeld verandert meteen; pas na Huisstijl opslaan ziet iedereen het. De merkkleur is ook de kleur op de pdf. De app controleert het contrast en past zo nodig de tint op het scherm aan.
Upload bij Logo een png, jpg of svg van maximaal 1 MB. Het logo staat op de pdf en in het klantportaal. Bij Opmaak van de pdf kiest u Modern of Klassiek.
3. Nummerreeks controleren
Kijk bij Instellingen, Nummerreeks of het formaat klopt voordat u de eerste factuur definitief maakt. Daarna ligt de reeks vast. Zie Nummering en wettelijke eisen.
4. Leden uitnodigen
Bij Leden nodigt de eigenaar iemand uit op e-mailadres, met een rol:
- Eigenaar: alles, ook instellingen, leden en het logboek.
- Boekhouder: facturen, klanten, producten, betalingen, bank en btw-export.
- Lezer: kijkt alleen mee.
De persoon logt in met een Stannet-account op dat e-mailadres en ziet dan de uitnodiging. Er gaat geen mail vanzelf de deur uit: laat het de persoon zelf weten. Een uitnodiging is 14 dagen geldig en kunt u intrekken.
Tip: begin met een paar klanten en producten, en maak dan een eerste concept. Zie Een factuur maken.