Met Kosten bewaart u uw inkoopfacturen en bonnetjes op één plek. U voert ze in, controleert ze en keurt ze goed. De bank laat zien wat er betaald is, en welke afschrijvingen nog geen bon hebben. In het btw-overzicht ziet u de voorbelasting naast de omzet-btw.
Aanzetten
Kosten staan standaard uit. De eigenaar zet ze aan in Instellingen, blok Kosten. Daarna staat Kosten in het menu.
In hetzelfde blok staat de datum vanaf wanneer afschrijvingen meetellen voor de lijst "zonder bon". Leeg betekent: vanaf het begin van het lopende kwartaal.
Invoeren
- Op de telefoon: tik op Foto van een bon. De camera opent; na de foto staat de bon meteen in de lijst.
- Op de computer: kies een of meer bestanden (pdf, jpg of png, hooguit 10 MB per stuk en 10 tegelijk). Kies bij Soort of het een inkoopfactuur of een bon is.
- Zonder bestand: is een bon kwijt, kies dan Zonder bestand invoeren. Vul in de omschrijving in waarom de bon ontbreekt.
Elk bestand wordt een eigen regel onder Te controleren. Hoort er een tweede pagina of foto bij, voeg die dan toe op de pagina van de inkoopfactuur.
Hetzelfde bestand twee keer invoeren kan niet: de app herkent het en wijst naar de eerste. Staat er al een inkoopfactuur met hetzelfde nummer bij dezelfde leverancier, dan ziet u een waarschuwing. Goedkeuren kan dan pas als u aanvinkt dat het geen dubbele is.
Controleren en goedkeuren
Op de pagina van een inkoopfactuur staat het bestand naast het formulier. Vul in of controleer:
- leverancier, factuurnummer, datum en eventueel vervaldatum en IBAN;
- de btw-situatie: gewoon (met btw van de leverancier), verlegd binnen Nederland, uit een ander EU-land of van buiten de EU;
- de bedragen per tarief: excl. btw en btw bij 21% en 9%, het bedrag tegen 0% of vrijgesteld, en het bedrag zonder btw bij verlegd of buitenland;
- het totaal zoals het op de factuur staat;
- de kostensoort, en wat er gekocht is.
De app rekent na. Is excl. btw plus btw niet gelijk aan het totaal, dan kunt u nog niet goedkeuren. Wijkt de btw af van 21% of 9% van het bedrag, dan ziet u een waarschuwing (een paar cent verschil door afronden is normaal).
Is de btw niet aftrekbaar, bijvoorbeeld bij eten en drinken, vink dan Btw niet aftrekbaar aan. Die btw telt dan niet mee als voorbelasting.
Klik op Opslaan en goedkeuren als alles klopt. Daarna gaat de app door naar de volgende om te controleren.
Na goedkeuren liggen bedragen, datum en bestand vast: zo blijft het 7 jaar bewaard zoals het was (bewaarplicht). Alleen de kostensoort en de interne notitie kunt u later nog aanpassen. Klopt een goedgekeurde inkoopfactuur toch niet, voer dan de creditnota van de leverancier in als nieuwe inkoopfactuur met min-bedragen.
Bij het goedkeuren wordt de leverancier vanzelf aangevuld: een bestaande leverancier (herkend op IBAN of naam) of een nieuwe.
Uitlezen
Wilt u niet alles zelf intypen, dan kan de eigenaar Uitlezen met AI aanzetten in Instellingen, blok Kosten. Dit staat standaard uit.
Staat het aan, dan gaat de inhoud van elk ingevoerd bestand naar Mistral (EU), een AI-dienst met servers in de EU:
- bij een pdf met tekst alleen de tekst, die de app eerst zelf uit de pdf haalt;
- bij een foto of een gescande pdf de afbeelding, verkleind.
Er gaat verder niets mee: geen klantgegevens en geen andere bestanden. Mistral stelt leverancier, nummer, datums, IBAN en bedragen voor. De app vult daarmee alleen lege velden in, nooit wat u zelf al invulde. Het blijft een voorstel: u controleert elk veld met het bestand ernaast en keurt zelf goed. Lukt het uitlezen niet, dan vult u het zelf in.
Het uitlezen duurt meestal een paar seconden per bestand; de pagina vernieuwt zichzelf zolang het loopt. Per administratie kunnen er hooguit 500 bestanden per maand worden uitgelezen. In het logboek staat welke inkoopfactuur is uitgelezen, maar niet de inhoud.
Betaald
Een goedgekeurde inkoopfactuur staat onder Nog te betalen tot hij betaald is. Dat wordt hij op een van deze manieren:
- Via de bank: onder Kosten, Bank staan herkende betalingen: een afschrijving met precies hetzelfde bedrag en hetzelfde IBAN of dezelfde naam. Klik op Bevestigen. U kunt ook op de pagina van de inkoopfactuur zelf een afschrijving kiezen. Het bedrag van de afschrijving moet gelijk zijn aan het totaal.
- Niet via de bank: kies contant, privé betaald (om te declareren) of anders, met de datum. Wilt u dat privé betaalde bonnen en kilometers worden goedgekeurd en terugbetaald, gebruik dan Declaraties.
Is de verkeerde afschrijving gekozen, klik dan op Betaling losmaken.
Bank
Onder Kosten, Bank staan twee lijsten.
- Herkende betalingen: afschrijvingen die een goedgekeurde inkoopfactuur lijken te betalen. Er wordt nooit iets vanzelf gekoppeld.
- Afschrijvingen zonder bon: afschrijvingen waar nog geen inkoopfactuur of bon bij hoort. Per regel kunt u de bon meteen toevoegen (datum, bedrag en tegenpartij staan dan al ingevuld als voorstel), een inkoopfactuur koppelen die er al is, of vastleggen waarom er geen bon nodig is: loon, belasting, privé-opname, naar een eigen rekening, een lening, of bankkosten zonder nota.
Een bon die u bij een afschrijving toevoegt, staat na goedkeuren meteen als betaald.
iDEAL via een betaaldienst
Betaalt u een webwinkel met iDEAL, dan staat op de afschrijving vaak niet de winkel maar de betaaldienst: Mollie, Stripe, Adyen, Buckaroo, Pay.nl, MultiSafepay of PayPal. De app herkent dat en kijkt dan naar de omschrijving van de afschrijving. Daar staan meestal de naam van de winkel en een ordernummer.
- Staat het factuurnummer of het ordernummer van een goedgekeurde inkoopfactuur in de omschrijving, met hetzelfde bedrag, dan ziet u een herkende betaling. Vul het ordernummer daarom in op de inkoopfactuur als het apart op de factuur staat.
- Staat de naam van de leverancier in de omschrijving, met hetzelfde bedrag, dan ook.
- Bevestigt u zo'n koppeling, dan onthoudt de app welke winkelnaam bij welke betaaldienst hoort. Bij een volgende betaling ziet u in de lijst zonder bon meteen welke leverancier het is, en een bon die u daar toevoegt krijgt die leverancier.
Er wordt nooit vanzelf gekoppeld: het blijft een voorstel dat u bevestigt.
Vaste incasso's
Betaalt u een leverancier elke maand via automatische incasso (bijvoorbeeld hosting, telefoon of domeinnamen), zet dan op de pagina van die leverancier Vaste incasso aan, met de datum vanaf wanneer het geldt.
Elke nieuwe afschrijving van die leverancier wordt dan meteen een inkoopfactuur onder Te controleren, met datum, bedrag en leverancier al ingevuld. De app herkent de incasso op het incassant-id als de bank dat meegeeft (dat vult zich vanzelf na de eerste gekoppelde incasso), en anders op IBAN of naam. De btw stelt de app voor volgens de vorige factuur van die leverancier; controleer hem met de factuur, de rekensom moet kloppen bij goedkeuren.
U voegt de factuur toe en keurt goed, of kiest geen bon nodig: dan vervalt de regel en staat de afschrijving bij Geen bon nodig als vaste incasso zonder nota. Een afschrijving levert nooit twee regels op, ook niet als u een regel weggooit.
Creditcard
Met een zakelijke creditcard (bijvoorbeeld van ICS) staan de losse kaartbetalingen niet op uw bankrekening. Daar staat alleen eens per maand de afrekening van de kaart. Zo werkt het:
- De eigenaar voegt de kaart toe in Instellingen, blok Kosten, onder Creditcards (naam, en de laatste 4 cijfers als u meer kaarten hebt). Kosten krijgt dan de tab Creditcard.
- Download het afschrift of de transacties uit de omgeving van de kaartuitgever en kies het bij Afschrift inlezen. Dat kan als CSV of Excel, of als pdf. Een pdf van ICS leest de app zelf; andere pdf's alleen met uitlezen aan (dan leest Mistral (EU) de tekst van de pdf uit).
- U ziet eerst een voorbeeld: welke kolom de datum, de omschrijving en het bedrag is, en welke betalingen nieuw zijn. Klopt een kolom niet, kies dan de goede en klik op Opnieuw bekijken. De keuze wordt per kaart onthouden. Klik op Inlezen.
Hetzelfde afschrift opnieuw inlezen levert niets dubbel op, ook niet als u eerst de pdf en daarna de CSV inleest. De betaling van het afschrift zelf en saldoregels tellen niet als kaartbetaling. Bij een betaling in een andere valuta telt het euro-bedrag van het afschrift; het bedrag in de vreemde valuta ziet u ernaast.
Onder Creditcard staan daarna, net als bij Bank, de herkende kaartbetalingen (zelfde euro-bedrag en de naam of het nummer in de omschrijving: bevestigen) en de kaartbetalingen zonder bon. Per betaling voegt u de bon toe, koppelt u een inkoopfactuur of legt u vast waarom er geen bon nodig is.
De afrekening op de bank. Staat er bij Bank een afschrijving aan een kaartuitgever (bijvoorbeeld International Card Services), dan vraagt de app of dat de afrekening van uw creditcard is. Bevestig dat één keer, of kies bij de afschrijving zelf Afrekening creditcard. Daarna herkent de app de volgende afrekeningen zelf en zet ze bij Geen bon nodig. Onder Creditcard, Afrekeningen op de bank ziet u per afrekening het afgerekende bedrag naast de som van de kaartbetalingen in die periode, en het verschil. Valt een betaling net in het volgende afschrift, pas dan de periode aan.
Leveranciers en kostensoorten
Leveranciers komen er vanzelf bij als u een inkoopfactuur goedkeurt. Op de pagina van een leverancier ziet u wat u in 12 maanden bij hem kocht, wat nog betaald moet worden en alle inkoop. U kunt er de naam, het IBAN en de standaard kostensoort aanpassen; die komt dan vanzelf op nieuwe inkoop van deze leverancier.
Kostensoorten zijn een korte lijst om uw kosten in te delen, zoals hosting, telefoon of reiskosten. U kunt er een toevoegen, hernoemen of uitzetten. Het is geen grootboek: dat houdt uw accountant bij.
Btw en accountant
In het btw-overzicht staat de voorbelasting (de btw op uw inkoop) naast de btw op uw omzet, met het saldo dat u per saldo betaalt of terugkrijgt. Inkoop met verlegde btw en inkoop uit het buitenland staan apart. Zie Btw-overzicht.
Bij Btw, blok Exporten, downloadt u de inkoop per periode als Excel of CSV, of als zip met alle bestanden erbij voor de accountant.
Kosten per project
Dit is iets anders dan Kosten per project doorbelasten bij Uren: dat zijn kosten die u aan een klant doorfactureert. Onder Kosten staat wat u zelf inkoopt.