Met Projecten en uren schrijft u tijd op een project van een klant. Van de open uren maakt u met één klik een conceptfactuur.
Aanzetten
Projecten en uren staan standaard uit. De eigenaar zet ze aan in Instellingen, blok Projecten en uren. Daarna staat Uren in het menu.
Een project maken
- Ga naar Uren, Projecten.
- Kies de klant, geef het project een naam en vul het uurtarief excl. btw in.
- Vul eventueel een budget in, in uren of in euro's. Op het project ziet u dan hoeveel procent er al op zit.
- Vink declarabel uit voor intern werk dat u niet factureert.
Tijd schrijven
Kies in Uren de datum en het project en vul de tijd in. U kunt 1:30, 1,5 of 90m schrijven; dat is allemaal anderhalf uur. Vul ook in wat u deed: dat komt op de factuur als u per dag of per regel factureert.
Bovenaan ziet u de week met het totaal per dag. Met Vorige week en Volgende week bladert u.
Een boekhouder schrijft en wijzigt alleen zijn eigen tijd. De eigenaar kan ook tijd schrijven voor een ander lid en ieders tijd wijzigen. Een lezer kan alles bekijken maar niets schrijven.
Factureren
Op het project klikt u Conceptfactuur maken. U kiest:
- tot en met welke datum u factureert;
- of de uren als één regel per project, één regel per dag of elke tijdregel apart op de factuur komen.
De uren gaan op de factuur in uren met twee decimalen, bijvoorbeeld 1,25 uur, maal het uurtarief van het project. Controleer het concept en maak het zelf definitief.
- Zolang de factuur een concept is, staan de uren op "Op conceptfactuur" en kunt u ze niet wijzigen. Verwijdert u het concept, dan staan de uren weer open.
- Zodra de factuur definitief is, staan de uren op "Gefactureerd" en veranderen ze niet meer.
Extra's
In Instellingen, blok Projecten en uren, zet de eigenaar deze extra's los aan. Ze werken alleen als Projecten en uren zelf aan staat.
- Urenstaat als pdf bij de factuur. Bij Conceptfactuur maken staat dan een vinkje Urenstaat als pdf-bijlage. De urenstaat toont per regel de datum, de omschrijving en de tijd, met het totaal. Hij gaat mee bij verzenden en staat in het klantportaal.
- Kosten per project doorbelasten. Op het project staat dan het blok Kosten: materiaal, licenties of kilometers met aantal, eenheid, prijs en btw. Bij factureren gaan open kosten mee als aparte regels. Ook kosten liggen vast zodra de factuur definitief is, en komen weer open als u het concept verwijdert. Een budget in euro's telt de kosten mee.
- Uren in VRAAG, op de klantkaart en in de Excel-export. VRAAG kan dan antwoord geven op vragen als "hoeveel uur staat open bij klant X" of "welk project loopt over budget". Op de klantkaart staan de projecten van de klant. Bij Btw, blok Exporten, kunt u alle tijdregels van een periode downloaden.
- Timer. Bovenaan Uren start u een timer op een project. Klik Stop en opslaan als u klaar bent: de tijd wordt een gewone tijdregel, naar boven afgerond op hele minuten. Een timer die langer dan 24 uur loopt, kunt u alleen weggooien; schrijf de tijd dan met de hand.
Een project afronden
Klik Project afronden als het werk klaar is. Er kan dan geen tijd meer op worden geschreven; open uren kunt u nog wel factureren. Met Weer openzetten gaat het verder.
Een nieuw uurtarief geldt alleen voor uren die nog niet gefactureerd zijn.