Met Declaraties vraagt u terug wat u zelf voor het bedrijf heeft betaald: bonnen die u privé betaalde en kilometers die u met uw eigen auto reed. De eigenaar keurt de declaratie goed en maakt het bedrag over.
Aanzetten
Declaraties horen bij Kosten en staan standaard uit. De eigenaar zet ze aan in Instellingen, blok Kosten, onderdeel Declaraties. Daarna heeft Kosten de tab Declaraties.
In hetzelfde blok stelt de eigenaar in:
- de vergoeding per kilometer. De app vult zelf geen bedrag in en stelt er ook geen voor. Het onbelaste maximum per kilometer staat op de site van de Belastingdienst; overleg bij twijfel met uw accountant. Zolang er geen tarief is, kan een declaratie met ritten niet worden ingediend;
- of ook leden met de rol lezer mogen declareren. Standaard kunnen alleen de eigenaar en de boekhouder declareren.
Wie ziet wat
- Wie declareert, ziet alleen de eigen declaraties.
- De eigenaar en de boekhouder zien alle declaraties.
- De eigenaar keurt goed of af en betaalt uit. Een boekhouder kan ook goedkeuren of afwijzen, maar niet de eigen declaratie.
- Uw IBAN zien alleen uzelf en de eigenaar.
Uw rekening
Vul bij Declaraties, onderdeel Mijn rekening, uw IBAN en de tenaamstelling in. Daar maakt de eigenaar het bedrag naar over. Zonder IBAN kunt u een declaratie niet indienen.
Een declaratie maken
Klik op Nieuwe declaratie en geef hem eventueel een omschrijving, zoals de maand of het project. Voeg daarna toe:
- Bonnen: op de telefoon tikt u op Foto van een bon; op de computer kiest u een of meer bestanden (pdf, jpg of png). Is een bon kwijt, kies dan Zonder bestand toevoegen en schrijf bij de omschrijving waarom. Staat Uitlezen met AI aan, dan vult de app winkel, datum en bedragen als voorstel in; u controleert dat zelf.
- Ritten: datum, van waar naar waar, het aantal kilometers (enkele reis) en het doel. Vink Heen en terug aan als u ook terugreed; de kilometers tellen dan dubbel. U kunt de rit koppelen aan een klant of, als Projecten en uren aan staat, aan een project.
Per bon vult u in wat erop staat: winkel, datum, het totaal en de btw per tarief. De app rekent na: excl. btw plus btw moet gelijk zijn aan het totaal.
Btw op een bon
Een goedgekeurde bon telt altijd als kosten. De btw telt alleen als voorbelasting als de bon op naam van het bedrijf staat, bijvoorbeeld een factuur met de bedrijfsnaam erop. Vink dan Bon op naam van het bedrijf aan. Een gewone kassabon staat niet op naam: laat het vinkje dan uit. Het vinkje staat standaard uit.
Kilometervergoeding heeft geen btw.
Indienen
Klik op Indienen als alles erin staat. De app controleert eerst of elke bon klopt. Bij indienen liggen het tarief per kilometer en de bedragen vast; een later gewijzigd tarief verandert een ingediende declaratie niet.
Wilt u na indienen nog iets wijzigen, klik dan op Intrekken. De declaratie is dan weer open.
Goedkeuren of afwijzen
De eigenaar (of een boekhouder) ziet ingediende declaraties onder Wacht op goedkeuring, en op het Overzicht staat een korte regel zolang er iets wacht.
- Goedkeuren: de bonnen worden goedgekeurde inkoop in Kosten (betaalwijze privé betaald) en alles ligt vast. Net als bij inkoopfacturen blijft het 7 jaar bewaard zoals het was.
- Afwijzen: vul een reden in. De declarant ziet die reden, zet de declaratie terug naar open, past hem aan en dient hem opnieuw in.
Uitbetalen
Na goedkeuren maakt de eigenaar het bedrag over via de bank, naar het IBAN dat bij de declaratie staat. Na de volgende bankimport herkent de app de overboeking: een afschrijving met precies het bedrag van de declaratie naar het IBAN van de declarant. Die staat bij Declaraties onder Herkende uitbetalingen. Klik op Bevestigen; de declaratie staat dan op uitbetaald en de afschrijving verdwijnt uit de lijst "zonder bon" bij Kosten.
Is er uitbetaald zonder dat de afschrijving in de app staat, bijvoorbeeld contant, zet de declaratie dan zelf op uitbetaald met de datum. Koos u de verkeerde afschrijving, klik dan op Uitbetaling losmaken.
Overzicht en export
Onder aan Declaraties staat per jaar een overzicht per persoon: het totaal van de bonnen, de kilometers en de vergoeding, wat er is uitbetaald en wat nog uitbetaald moet worden.
Bij Btw, blok Exporten, kiest u Declaraties voor een Excel- of CSV-bestand met elke bon en elke rit uit goedgekeurde declaraties in de periode. Met Declaraties met alle bonnen (zip) krijgt u daarbij ook de bonnen zelf.