Gescheiden per administratie
Elke administratie heeft een eigen databasebestand. Leden zien alleen de administraties waarvan ze lid zijn, met de rechten van hun rol. Een klant in het portaal ziet alleen zijn eigen facturen.
Bewaarplicht
Voor facturen geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Daarom:
- verandert een definitieve factuur of creditnota niet meer en kan hij niet worden verwijderd tot 7 jaar na het boekjaar;
- blijven verzonden berichten in de outbox, met hun bijlagen, 7 jaar bewaard;
- blijven ingelezen banktransacties 7 jaar bewaard;
- gaat een klant met facturen naar het archief in plaats van weg.
Concepten, klanten zonder historie en producten kunt u gewoon verwijderen of wijzigen.
Logboek
Belangrijke handelingen komen in het Logboek: definitief maken, betalingen, verzenden, exports, wijzigingen van instellingen en leden. De eigenaar ziet het logboek. Kijkt Stannet mee voor ondersteuning, dan kan dat alleen lezend en komt elke geopende pagina in het logboek.
Back-ups
De gegevens worden elke nacht versleuteld geback-upt op een tweede locatie, en het terugzetten wordt regelmatig getest.
VRAAG
Gebruikt u VRAAG, dan gaan uw vraag, passende stukken uit de hulp en de gegevens die VRAAG opzoekt naar Mistral, een AI-dienst in de EU. De eigenaar zet VRAAG per administratie aan of uit en kiest hoe lang gesprekken bewaard blijven: tot het einde van de sessie (standaard), 7 dagen of 30 dagen. Daarna blijft alleen vastgelegd dat er een vraag was, welke gegevens zijn opgezocht en welke acties zijn klaargezet, niet de tekst zelf.