Een factuur begint altijd als concept. Een concept kunt u vrij aanpassen of weggooien. Pas bij definitief maken krijgt de factuur een nummer en verandert hij niet meer.
Concept maken
- Ga naar Facturen, kies bij Nieuwe factuur de klant en klik Concept maken. Vanaf een klantkaart kan het ook met Nieuwe factuur.
- Voeg regels toe. Kies een product (dat vult omschrijving, prijs en btw) of maak een vrije regel met omschrijving, aantal, eenheid, prijs excl. btw en btw-tarief.
- Vul bij Gegevens zo nodig een referentie of inkoopnummer, een leverdatum of periode en een opmerking in. Laat u de leverdatum leeg, dan staat op de factuur dat die gelijk is aan de factuurdatum.
Met Voorbeeld pdf ziet u hoe de factuur eruit komt te zien.
Definitief maken
Rechts staat wat er nog ontbreekt, bijvoorbeeld een adres van de klant of een btw-id bij btw verlegd. Is alles in orde, vink dan aan dat de factuur klopt en klik Definitief maken. De factuur krijgt het volgende nummer, de datum van vandaag en een vervaldatum volgens de betaaltermijn. Klant- en bedrijfsgegevens worden vastgelegd zoals ze op dat moment zijn.
Een definitieve factuur kunt u niet meer wijzigen of verwijderen. Een fout herstelt u met een creditnota.
Verzenden
Klik op Verzenden bij een definitieve factuur. U ziet de e-mail precies zoals hij verstuurd wordt, met de pdf als bijlage. U kunt het UBL-bestand meesturen en een koppelcode voor het klantportaal in de mail zetten. Verstuurt uw administratie echt, dan vinkt u aan dat de e-mail echt verstuurd mag worden. Elk bericht komt in de outbox.
Heeft de klant geen geldig e-mailadres, download dan de pdf en verstuur hem zelf.
Betaling boeken
Op de factuur boekt u bij Betalingen een ontvangen bedrag met datum en betaalwijze. Betalingen via de bank koppelt u het makkelijkst in Bank. De status wordt vanzelf Openstaand, Deels betaald of Betaald; na de vervaldatum ziet u Vervallen.
Bijlagen
Wilt u iets meesturen met een factuur, zoals een urenstaat of specificatie? Voeg op de conceptfactuur onder Bijlagen een pdf toe (hooguit 5 MB per bestand, 5 bestanden). De bijlagen gaan mee bij verzenden, ook bij een herinnering, en de klant ziet ze in het klantportaal bij de factuur. Na definitief maken liggen ze vast en worden ze met de factuur bewaard.
Facturen bekijken en zoeken
Onder Facturen staan al uw facturen en creditnota's, ook de facturen die zijn overgenomen uit uw vorige pakket (het archief). Bovenaan kiest u met de tabbladen Alle, Concepten, Openstaand, Vervallen, Deels betaald of Betaald. Met het zoekveld zoekt u op nummer, klant of referentie.
Daarnaast zijn er twee keuzes, die u toepast met Toon:
- Maand: alleen de facturen met een factuurdatum in die maand, bijvoorbeeld november 2026.
- Herkomst: Alle, Gemaakt in StanFACTUUR of Overgenomen (archief).
Een overgenomen factuur herkent u in de lijst aan het label uit Reeleezee (of de naam van uw vorige pakket). Zulke facturen houden hun oorspronkelijke nummer. U kunt er betalingen op boeken en ze crediteren, maar ze tellen niet mee in het btw-overzicht: die omzet is in het vorige pakket aangegeven. Met wis filter ziet u weer alles.