Een factuur die over de vervaldatum is, volgt u op in drie stappen: een herinnering, een tweede herinnering en een aanmaning. Elke stap is strenger van toon.
Aanzetten
Herinneringen staan standaard uit. De eigenaar zet ze aan in Instellingen, blok Klantcontact. Daar stelt u ook in na hoeveel dagen over de vervaldatum elke stap komt (standaard 14, 30 en 45 dagen) en kunt u eigen teksten opgeven.
Zo werkt het
- Staan er herinneringen klaar, dan ziet u op Overzicht en bij Facturen de regel "klaar om te versturen".
- Open de lijst. Per factuur ziet u de stap, het openstaande bedrag en de tekst die de klant krijgt.
- Vink uit wat niet weg moet en klik Aangevinkte versturen. Er gaat nooit iets vanzelf weg.
- Het bericht gaat via de gewone verzendroute, met de pdf van de factuur als bijlage. U vindt het terug in de Outbox, op de factuur en in het logboek.
Een volgende stap komt pas als de vorige is verstuurd en er sindsdien genoeg dagen voorbij zijn. Een oude factuur krijgt dus nooit drie berichten tegelijk.
Een klant overslaan
Op de klantkaart zet u Geen herinneringen of aanmaningen naar deze klant aan, bijvoorbeeld als er een betalingsregeling loopt. Zijn facturen staan dan onder "aan de beurt, maar niet te versturen".
Teksten
De standaardteksten zijn zakelijk en worden per stap strenger. De aanmaning vraagt om betaling binnen 14 dagen. Er staan geen incassokosten in: die bepaalt u zelf. In een eigen tekst gebruikt u plaatshouders voor onder meer het factuurnummer, het bedrag en het aantal dagen; de lijst staat bij de teksten in Instellingen. Klanten met Engels als taal krijgen de Engelse standaardtekst.
Archieffacturen
Facturen uit het vorige pakket doen standaard niet mee. Zet dat pas aan als betalingen alleen nog in StanFACTUUR worden geboekt; anders krijgt een klant misschien een herinnering voor iets wat al betaald is.