Bij Klanten staan al uw klanten, met het aantal facturen en het openstaande bedrag.
Klant toevoegen
Klik Nieuwe klant. Naam is verplicht; voor een definitieve factuur zijn ook adres, postcode en plaats nodig. Handig:
- E-mail voor facturen: hierheen gaat de factuur bij verzenden, en met dit adres koppelt de klant zich vanzelf aan het klantportaal.
- Betaaltermijn: leeg betekent de standaard uit Instellingen.
- Deze klant wil altijd een referentie: dan kan een factuur pas definitief met een referentie of inkoopnummer.
- Notities zijn alleen intern.
Met Opslaan en factuur maken gaat u meteen door naar een concept.
Btw verlegd en VIES
Voor een zakelijke klant in een ander EU-land zet u Btw verlegd aan en vult u het btw-id in. Klik daarna op Controleer in VIES. Een factuur met btw verlegd kan alleen definitief als VIES het btw-id als geldig heeft bevestigd, en die controle mag niet ouder zijn dan 30 dagen.
Een Nederlandse klant heeft een KvK-nummer nodig als u een e-factuur (UBL) wilt maken.
Archief
Klanten die niet meer in beeld hoeven, zet u in het archief. Selecteer ze in de lijst en kies Naar archief, of gebruik de knop op de klantkaart. Ze staan dan niet meer in de lijsten en niet bij het kiezen van een klant, maar blijven met al hun facturen bewaard. Met de filters Actief, Archief en Alle ziet u wie waar staat. Maakt u voor een klant uit het archief een nieuwe factuur, dan staat hij vanzelf weer bij de actieve klanten.
Verwijderen
Alleen de eigenaar kan klanten verwijderen, en alleen als er geen facturen, creditnota's, betalingen, portaalkoppelingen of bankgegevens bij horen. Heeft een klant wel historie, dan gaat hij naar het archief in plaats van weg. U ziet altijd eerst een bevestigingsscherm.
Klantkaart
Klik in de lijst op een klant voor zijn klantkaart. Bovenaan staat in één oogopslag:
- Openstaand, en hoeveel daarvan over de vervaldatum is;
- Betaalt gemiddeld na: het gemiddelde aantal dagen tussen factuurdatum en betaling over de laatste 24 maanden, met de afgesproken termijn en hoe vaak hij te laat was. Alleen facturen met een bekende betaaldatum tellen mee;
- Herinneringen: de laatste stap op een nog openstaande factuur, of dat herinneringen voor deze klant uit staan;
- Omzet 12 maanden (excl. btw) en de datum van de laatste factuur.
Daaronder staan de facturen, de abonnementen, de interne notities en het klantportaal. De gegevens van de klant staan in het inklapbare blok Gegevens; klik op Wijzigen om ze aan te passen.
Afwijkend factuuradres
Moeten facturen naar een ander adres of e-mailadres dan het gewone, bijvoorbeeld een postbus of de afdeling crediteuren? Open op de klantkaart Gegevens en vul het blok Afwijkend factuuradres of e-mailadres voor facturen in. Nieuwe facturen krijgen dan dat adres en worden naar dat e-mailadres verzonden; ook herinneringen gaan daarheen. Een factuur die al definitief is, verandert niet.
Het land blijft dat van de klant, want de btw hangt daaraan. Het klantportaal werkt met het gewone e-mailadres; wie facturen op een ander adres ontvangt, koppelt zich met een koppelcode.
Engelstalige factuur
Stel op de klantkaart bij Taal van factuur en mail Engels in. Nieuwe facturen en creditnota's voor deze klant komen dan in het Engels (pdf, beide sjablonen), net als de mail bij het verzenden, herinneringen, offertes en de aankondiging van een prijsaanpassing. Een factuur die al definitief is, blijft in de taal waarin hij is gemaakt. Wat u zelf typt (omschrijvingen, opmerkingen, een periode uit een abonnement) wordt niet vertaald.
Bedragen staan altijd in euro. Een factuur in een andere valuta kan (nog) niet.
Late betalers
Onder het tabblad Late betalers staan klanten die structureel laat betalen: minstens drie betaalde facturen in de laatste 24 maanden, de helft of meer te laat, en gemiddeld meer dan drie dagen over de afgesproken termijn. Zo ziet u bij wie een kortere termijn, een gesprek of eerder herinneren zin heeft.